איגור פופילבסקי | Product Data Managment Expert
29.07.26
בכל תהליך הנדסי הקובץ עובר בין שלבים: מעבודה לבדיקה, ומבדיקה לשחרור לייצור. בכל מעבר כזה יש מישהו שצריך לדעת שהגיע תורו לפעול. כשההודעה נשלחת ידנית קל לפספס: הבודק לא יודע שמחכה לו קובץ, השחרור מתעכב, ולא תמיד ברור באיזה שלב כל איטם נמצא. ל-Vault Professional יש פתרון מובנה בדיוק בשביל זה: התראות מייל שנשלחות אוטומטית בכל מעבר מצב (State) בתהליך ה-Lifecycle, בלי תוספים ובלי פיתוח.
מה הפיצ'ר עושה
ב-Vault Professional אפשר להגדיר שבכל פעם שקובץ, איטם או תיקייה עובר ממצב אחד לאחר בתהליך ה Lifecycle, יישלח מייל אוטומטי לאנשים הרלוונטיים. ההגדרה נעשית לכל מעבר בנפרד. למשל, כשקובץ עובר מ Work in Progress ל For Review, המהנדס הבודק מקבל מייל שמחכה לו שרטוט לאישור. כשהקובץ עובר ל-Released, מנהל הייצור מקבל הודעה שהחלק שוחרר.
שווה לשים לב שהיכולת קיימת ב-Vault Professional בלבד, ולא בגרסת Basic.
תנאי מקדים: הגדרת שרת המייל (SMTP)
לפני שמגדירים התראות, ה-Vault צריך לדעת דרך איזה שרת לשלוח את המיילים. את הגדרת ה-SMTP עושים פעם אחת בלבד, ב-Vault Server (ADMS Console): מזינים את שם שרת המייל הארגוני, את כתובת השולח (From) ואת פרטי ההתחברות. כדאי לשלוח מייל בדיקה ולוודא שהכל עובד לפני שממשיכים.
איך מגדירים את ההתראות
את ההתראות עצמן מגדירים ישירות מתוך ה-Vault Client:
1. נכנסים ל-Tools ← Administration ← Vault Settings.
2. עוברים ללשונית Behaviors ולוחצים על Notifications.
3. בוחרים את הגדרת ה-Lifecycle ואת המעבר שאמור להפעיל את המייל (From State ← Next State).
4. בוחרים את תבנית המייל (Email Template) ומתאימים את הנוסח לצורך.
5. מסמנים את הנמענים: משתמשים, קבוצות או תפקידים (Roles) שיקבלו את ההתראה, ולוחצים על Add
דוגמאות למעברים שכדאי להתריע עליהם:
• מעבר ל-For Review: מייל לבודק או למאשר שמחכה לו קובץ לאישור.
• מעבר ל-Released: מייל למחלקת הייצור או הרכש שהחלק שוחרר לייצור.
• החזרה ל-Work in Progress (Reject): מייל למהנדס שהקובץ חזר אליו לתיקונים.
• מעבר ל-Obsolete: מייל לגורמים הרלוונטיים שהאיטם הוצא משימוש.
בניית תבנית למייל
את תוכן המייל אפשר להתאים במלואו כולל שילוב מידע מתוך ה-Vault, כמו מאפייני הקובץ או המוצר. את התבניות מגדירים בלשונית Email Templates: לוחצים על Add כדי ליצור תבנית חדשה, ונותנים לה שם ונושא (Subject).
בגוף התבנית אפשר לשלב מאפיינים דינמיים מה-Vault בלחיצה על Add Property ובחירת המאפיין הרצוי (למשל שם הקטגוריה או תאריך התוקף). כל מאפיין שנבחר מוטמע כשדה שמתעדכן אוטומטית בכל מייל שנשלח.
אני רוצה יותר, אז מה עושים?
כשצריך משהו חכם יותר למשל מייל שנשלח רק בהתקיים תנאי מסוים, או צירוף אוטומטי של ה-PDF המעודכן אפשר להרחיב את היכולת באמצעות Job ייעודי ב-Job Processor. זה בדיוק סוג האוטומציות שאנחנו בבתים קאד מפתחים עבור לקוחותינו.
רוצים להגדיר התראות Lifecycle ב-Vault או לפתח אוטומציית מיילים המותאמת לתהליך שלכם? דברו איתנו בתים קאד — ונשמח לעזור.
