יש לכם זמן? על הטכנולוגיות שמייעלות את ניהול לו"ז הפרויקטים

---

אתחיל בהנחת יסוד, “כדי למזער עיכובים ועבודות חוזרות עלינו לוודא שלוחות הזמנים מעודכנים ונגישים בכל רגע נתון”. 

אם זאת לעתים קרובות אנו שומעים על פרויקטים שבאמת מתקשים לעשות זאת ולהישאר בתוך לוחות הזמנים שנקבעו ובמסגרת התקציב. הסיבות לכך הינן מרובות ושנות. למעשה, מחקר של Dodge Data & Analytics, מראה כי 66% מהקבלנים נושאים עלויות נוספות שנובעות משעות עבודה נוספות עקב חריגה בלוחות הזמנים, כאשר 50% מהם צריכים להאריך את תאריך סיום הפרויקט.

בדרך כלל ישנם מעורבים שונים בפרויקט ולרוב לוחות זמנים נוצרים בכלי המוכר לכל אחד מהגורמים והשימוש בכלים שונים הינו רחב כגון: Primavera P6, Asta Powerproject או Microsoft Project. משם, לוח הזמנים מודפס בדרך כלל על פיסות ניר ענקיות שמודבקות בקרוון העבודה. הנקודה היא שבסקר של Dodge Data & Analytics, כ-42% מאנשי המקצוע בבנייה דיווחו שהם מעדכנים את לוח הזמנים על בסיס יומי או שבועי וכשאנו מתחילים לעדכן את לוחות הזמנים על בסיס יומי או שבועי, כשזו דרישה, אנחנו נאלצים לייצא את קובצי ה-PDF מחדש ואז שוב אנו מדפיסים אותם, מפיצים אותם מחדש לקרוונים של אתר הבניה ועד שהלוח הזה באמת מגיע למקומו הוא כבר הפך להיות מיושן. השינויים התמידיים האלו מאתגרים אותנו במיוחד כאשר אנו צריכים לראות בברור מה השתנה בין גרסה אחת לשנייה. זה בעצם אומר שלפעמים אנשים לא באמת עושים את זה, ואז אנחנו עלולים בסופו של דבר לפספס משהו,  שעלול להוביל לכך שאנו חשופים ובסיכון גדול יותר לטעוית בכך שאנחנו לא מעודכנים בגרסה המתוכננת העדכנית ביותר. 

לכן בחירה בטכנולוגיה הנכונה יכולה באמת להשפיע באופן עצום על האופן שבו אנחנו מנהלים את לוחות הזמנים שלנו ואיך נשאר מעודכנים לאורך כל מחזור החיים של הפרויקט.

אז מה שאתמקד בכתבה זו הוא כמובן הכלי לניהול ושיתוף לוחות זמנים, הנמצא כחלק מ Autodesk Build. נזכיר ש Autodesk Build הינה חבילה מלאה לניהול התכנון והביצוע, היא לא כוללת רק את רכיב לוחות הזמנים אלה זהו פתרון מקיף המניע מגוון רחב של תהליכי עבודה, כולל בקרת מסמכים, איכות, בטיחות ואפילו זרימות עבודה של ניהול פרויקטים. 

מה הכלי לניהול תכנון הזמנים מציע?

הכלי מספק מקור אחד לאמת, אשר מאפשר לצוותים שלנו נגישות למידע העדכני ביותר במשרד וגם בשטח. הכלי מציע דרך קלה לצרוך את  לוחות הזמנים ואת אלפי הפעילויות שעשויות להתרחש בתוכן. 

כיצד זה עובד? 

תחילה נייבא את לוח הזמנים של הפרויקט מכלי היצירה המרכזיים (שהזכרנו מעלה). את לוח הזמנים ניתן לראות בתצוגה של רשימה בצד שמאל ותצוגת Gantt בצד ימין. על ידי הוספת הרשאות, נוכל להחליט למי יש גישה למידע וגם נוכל לקבוע אילו תכונות של לוח הזמנים נרצה להציג. אם לוח הזמנים משתנה, ניתן לעדכן אותו באופן ידני, או אוטומטית כך שהמשתמשים לא צריכים לדאוג לעקוב אחרי גרסאות או תיקונים של לוח הזמנים. קישור השיתוף ללוח הזמנים מאפשר לנו לשתף את התצוגה עם צוותים אחרים בפרויקט. נוכל גם להעלות כמה לוחות זמנים ככל שנצטרך ולהגדיר את ההרשאות עבור כל אחד בנפרד. לדוגמה פרויקט עם מספר בניינים שנרצה לפצל ללוחות זמנים נפרדים.

הגישה למידע חיוני בזמן הופך קשה במיוחד כאשר אנחנו תלויים בהדפסות של ב-PDFים. עם היכולת של חיפוש וסינון מהיר במספר לחיצות בין אלפי הפעילויות, נוכל לקבל החלטות מבוססות מידע. כל פעילות בלוח הזמנים ניתנת לניתוח מעמיק של היחסים והמשאבים המוקצים לפעילות. באמצעות יכולות הסינון, החיפוש והקיבוץ של לוח הזמנים, נוכל ליצור תצוגה אישית משלנו. סינונים אלו מאפשרים לנו להבין טוב יותר אילו משימות עלינו לסיים ואילו אנשי צוות הוקצו להם.

תקשורת טובה יותר

כשיש לנו גישה ללוח הזמנים העדכני בפורמט דיגיטלי, התקשורת והשיתוף עם צוות הפרויקט משתפרים משמעותית. לא נצטרך להיתמך בהדפסות מיושנות של לוח הזמנים, גיליונות אלקטרוניים או דוא”לים כדי להתקשר ישירות עם לוח הזמנים. הוספת תוכן רלוונטי היא דרך מצוינת להבין ולהקל על סיכונים של לוח הזמנים שיש להם השפעה על הפרויקט. 
באמצעות תכונת הוספת הערות, אנחנו יכולים לשפר את התקשורת בין אנשי הפרויקט.

על ידי קישור ליכולות הניהול של Autodesk Build, מנהלי הפרויקט או סוכני הפרויקט יכולים לעדכן בזמן אמת את מה שקורה באתר העבודה. נוכל לקשר בין הטאסק ליכולות אחרים כגון נכסים וגם ללוח זמנים בנוסף, נוכל להתחבר ללוחות זמנים ממספר מערכות וחברות. ההפניות שלנו בלוח הזמנים נשמרות בכל עדכון של לוח הזמנים ופריטי ההפניות ניתנים לסינון כדי שתוכלו לנווט באמצעות אלפי פעילויות ולמצוא את המידע שאנו זקוקים לו.

דרך נוספת לשפר את התקשורת היא על ידי הוספת הצעות. על ידי מעבר למצב הצעה, נוכל להציע עדכונים על לוח הזמנים של הפרויקט. אנחנו גם יכולים להגדיר את הסיבות הבסיסיות לבקשות אלו לשינוי לוח זמנים ומנהלי לוחות זמנים יכולים להתעדכן בכל ההצעות ממיקום אחד. מנהלי לוח זמנים יכולים לאשר או לדחות את ההצעות עם כל התקשורת הרלוונטית המתועדת ביומן ההצעות. השינוי בפועל בלוח הזמנים הראשי עדיין צריך להתבצע בתוכנת עריכת לוח הזמנים, אך לאחר ביצוע שינויים, ניתן לעדכן  את הגרסה הקיימת בחדשה.

כאמור לפי סקר של Dodge Data & Analytics 42% מאנשי המקצוע בבנייה דיווחו על עדכון לוח הזמנים מדי יום או עדכון שבועי. נתאר לעצמנו שאנו צרכים להישאר בטופ של כל השינויים האלה. ברור שזה לא דבר קל לעשות, במיוחד כשאנחנו מסתכלים על כל כך הרבה גרסאות שונות של לוחות זמנים ועוד בניר.

עם Autodesk Build, נוכל בקלות יחסית לעדכן את לוח הזמנים וגם להשוות בין גרסאות שונות. 

עם בקרת גרסאות, כאשר אנו סוגרים את פעילויות לוח הזמנים השונות הללו, למעשה ניתן לראות את היסטוריית הגרסאות של פעילויות לוח זמנים ספציפיות. אנחנו יכולים לסנן לכל פעילות שאנחנו צריכים, תוך שימוש במסננים השונים שלנו בתצוגת לוח הזמנים, ואז להיות מסוגלים להבין בדיוק מה הותאם לפריט הספציפי.

לכל שאלה נוספת, אל תהססו לפנות אלי 

במייל [email protected] או בטלפון: 050-5495005 

חמי מילר 

מנהל טכנולוגיות שירותי מומחה ויועץ BIM